Mail envoyé aux désistants

[Nibb 0]

A ceux qui se sont désistés lors de ce week-end, j'ai envoyé le mail suivant:
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Salut David et Domi

Excusez moi d'avoir pris du temps pour répondre, mais je voulais faire le bilan des comptes avant de communiquer.

D'abord, je précise que sur la Croisière Blanche, on n'a pas voulu faire de bénéfice pour l'association. Les prix ont été calculés au plus juste pour permettre au max de personnes de venir.

Devant le succès et le nombre d'inscriptions que j'ai reçu, j'ai du augmenter le nombre de places, pour éviter de refuser du monde. J'avais précisé qu'à partir du 1er janvier les inscriptions seraient closes parce que je payais le gite à cette date. Le contrat d'accueil était donc prévu pour 67, le nombre total d'inscrits et la capacité maxi d'accueil du gite.

Le cout par personne pour l'association, et sur la base de 67 personnes, était de 29€ pour l'hébergement, le repas et le petit déjeuner du dimanche, 5€ pour le pique nique du dimanche, 2€ pour le café-croissants du samedi matin et 3.14€ pour la plaque de rallye. Ce qui fait un cout pour nous de 39.14€ x 67 = 2622€. Nous avons demandé 35€ par personne, plus un supplément sur place de 5€, soit 40€ au total.

Le fait que des gens se soient désistés à la dernière minute ne réduit pas le cout total de l'opération qui reste de 2613€, qu'on soit 20, 30 ou 63 personnes au final. Par conséquent, tout désistement à rembourser nous ferait perdre 39€. En l'occurence, nous sommes partis à 63, avec 4 désistements non remplacés au total. Si nous remboursions ces places, ça ferait pour le Boudu Mini Club une perte sèche de 39€ x 4= 156€.

Nous sommes un petit club, avec un petit budget, et ça mettrait nos finances dans le rouge avec les conséquences que tu peux imaginer. Et imagine ce qui se serait passé si 15 personnes s'étaient désistés !

Bref, pour préserver la santé de l'association, j'ai indiqué qu'on voulait bien rembourser les désistements, mais à condition qu'on puisse les remplacer par des nouveaux inscrits payants, et dans l'ordre des désistements (premiers désistés, premiers remboursés, ce qui me semble logique).

L'ordre dans lequel les désistements sont arrivés est le suivant:
- Xavier (Minimaster)
- David84
- Myriam
- Domi13
- Julien (Toulouse)
- Son père (Toulouse aussi)

J'ai pu remplacer les 2 premiers, mais il manquait encore 4 personnes au départ: nous sommes partis à 63 sur les 67 prévus. Donc, je ne peux malheureusement pas rembourser les 4 derniers désistements.

Donc David, je vais te faire parvenir un chèque de 35€ ce soir pour toi ou Myriam (au choix). Pour les autres, désolé, mais j'ai vraiment fait de mon mieux pour trouver des remplaçants.

En fin de compte, nous avons quand même perdu de l'argent sur la Croisière Blanche, car nous n'avons pas fait payer des 5€ de supplément pour le pique nique aux personnes qui étaient absentes.

J'espère que vous n'êtes pas trop amers. Si vous avez des questions, n'hésitez pas!

A+ et encore désolé de ne pas pouvoir faire mieux.

N.

[JYD1 0]

Trés bien ce mail.

[ClionX 0]

c normale y a rien a dire

fab :gyro:

[Invité antgomez1]

salut

pas de probleme
a+
antoine