Lettre de remerciement

[Joannie Beaule 0]

Bon j'ai fait un prototype je dit bien UN PROTOTYPE de lettre de remerciement, Laurence et Marie, j'aimerais que vous jetiez un ti coup d'œil.
Marci  

Marie je vais te l'envoyer par facebook vue que je peux pas l'envoyer sur le forum peux-tu le transmettre à Laurence le temps que j'ai son Facebook?

[Marie Girard 0]

Je viens de lire! En fait, si je modifie ton texte, je sens que ça va pas mal ressembler à celle que j'ai écrit l'an passé (dont tu t'es inspiré je crois). J'aurais aimé que Laurence y jette un coup d’œil pour y ajouter un extrait des résumés de compétition qu'elle envoie à la Faculté, elle a une très belle plume et l'information que ces résumés contiennent sont très intéressantes (résultats + détails techniques). Je crois que ça serait un bon upgrade!

[Laurence S 0]

Joannie tu peux m'envoyer ce que tu as de fait à lau_simard@hotmail.com ou par Fb, si tu es à l'aise que je la fasse/modifie la tienne, ça me ferait plaisir. Je peux la forwarder à tous les commanditaires et tous ceux qui nous ont aidé toute l'année ensuite si tu veux, parce qu'il va y avoir du monde du département et de la faculté qui vont s'ajouter à la liste des simples commanditaires. Je pourrais faire 2 versions, une version commanditaires et une version pour ceux qui nous ont apporté de l'aide (ex: gens du département/faculté).

[Joannie Beaule 0]

Marie dit que c'est pas mal de job faire ça toute seule alors. On pourrait se spliter le travail ,car selon moi ça va en faire beaucoup.
1. prendre la liste des commanditaires et du département
2.prendre leurs coordonnées
3. faire imprimer la lettre pour chaque commanditaires et personnes du département. 4.mettre chaque lettre dans des enveloppes
5.Faire développer les photos
6. Mettre les photos dans les cadres
7. Écrire un merci sur chaque photo
8. faire approuver par Marie (plus grosse étape)
9. shipper le tout

et

j'aimerais avoir de l'aide pour approcher ou renouveler des commanditaires il faut faire une lettre et envoyer un document qui concerne le baja

  

[Joannie Beaule 0]

Marie, moi et Laurence on va se spliter la job finalement
toutefois j'aimerais savoir si selon la catégorie de client on leurs envoyais des bébelles (chandail du baja)

[Marie Girard 0]

Allo Joannie! En effet, je crois que c'est une bonn idée de diviser le travail. Sinon ça devient un peu lourd...

Donc, tel que l'indique le calendrier annuel pour l'aspect 'gestion' du projet et tel que discuté au téléphone hier, le premier dossier de l'année est celui des remerciements, suivi de celui des renouvellement de commandites. Pour commencer, essaies de te familiariser avec le fichier Excel que Laurence et moi utilisons pour tenir le dossier commanditaire à jour. Les fichiers sur le serveur ne sont pas nécéssairement les versions les plus à jour. On essaie de garder ça le plus possible à jour mais honêtement, j'ai pris la mauvaise habitude de travailler sur mon portable et non directement sur le serveur (ce qui est mal, je sais mais comme je suis la seule qui utilisait ces fichiers...). Je vais faire en sorte que tous mes documents soient à jour ce soir. Pour les documents à Laurence, demande lui avant de commencer à travailler avec les fichiers du serveur.

Voici donc la marche à suivre pour le dossier des remerciement (il s'agit de ta liste mais avec de légères modifications):

1. mettre à jour la liste des commanditaires et du département: profites en pour savoir exactement ce que chaque commanditaire donne (argent, service ou materiel) et leur catégorie. Si je peux te donner un truc à ce niveau là, tu dois bien connaitre tous tes commanditaires, le nom des personnes ressources car c'est avec elles que tu vas communiquer...si tu les contactes sans savoir leur contribution antérieure, c'est moins gagnant tant qu'à moi. Chaque commanditaire est unique et certains ont des particularités qu'il est important de respecter si on ne veut pas perdre notre partenariat (U-Haul par exemple). Pour y arriver tu dois simplement parcourir le dossier commanditaire avec Laurence et/ou moi, et prendre des notes!!!

Ce que je te propose pour commencer, une fois que tu te seras familiarisé avec le dossier ''commanditaires'', c'est de faire une liste exhaustive de tous les commanditaires 2014 avec Laurence, de la poster ici et de demander à tout le monde si tu n'as pas oublié un commanditaire...de cette façon tu t'assure de remercier tout le monde, de valider l'ortographe de chaque nom, et en plus si quelqu'un chiale que tu as fait une erreur, tu peux répondre qu'il n'avait qu'à le dire sur le forum...c'est peut-être méchant mais c'est ça le travail d'équipe...faut se partager les responsabilités un moment donné.

2. prendre leurs coordonnées: normalement le dossier est pas mal complet, vérifies ça avec Laurence;

3. faire imprimer la lettre (personnalisée) pour chaque commanditaire et personnes du département: Laurence les a deja écrites, vérifies ça avec elle;

4. mettre chaque lettre dans des enveloppes (et inscrire l'adresse des commanditaires éloignés): l'idéal, c'est d'aller déposer le tout en personne. Je ne suis malheureusement pas disponible la semaine pour le faire alors soit que tu le fais avec Félix et/ou Laurence et/ou n'importe quel autre membre du projet qui remet le cadre au nom de l'équipe avec un gros merci! Si tu n'arrives pas à trouver personne (ce qui m'étonnerait), envoie le tout par la poste. Ça demande quand même pas mal de temps (une soirée et peut-être plus) pour écrire les adresses sur toutes les enveloppes...c'est long et plate. Pour les commanditaires éloignés, envoie simplement le tout dans un enveloppe. Ça coute quand meme cher envoyer ça a cause du format des cadres, l'an passé j'avais réussi a sauver 50% du prix de l'année d'avant en choisissant un format de cadre qui entre dans la catégorie ''Lettre''...pour ça fallait faire un packaging tight mais ça avait fonctionné. Les dimensions sont sur le site internet de Poste Canada.

5. Faire développer les photos...ATENTION: tu dois écrire avec un ordinateur le mot de remerciement AVANT de faire imprimer. Je vais t'envoyer les meilleures photos qu'on a prises cette anée, tu choisiras celle que tu veux. Il ne te resteras qu'à ajouter un petit mot de remerciement PERSONNALISÉ pour chaque commanditaire (ça aussi c'est long à faire). Et s'il-te-plait, ne fait pas de fautes dans les noms :xvérifie, re-vérifie et re-re-vérifie avant d'imprimer, on trouve tout le temps des coquilles quand on fait cette étape là...
 
6. mettre les photos dans les cadres: ça c'est cool à faire   

7. écrire un merci sur chaque photo..A FAIRE AVANT D'IMPRIMER;

8. faire approuver par Marie (plus grosse étape): je vais insister sur ce point uniquement parce que c'est mon nom qui est au bas des lettres...et que les fautes d'ortographe me rendent folle   à partir du moment ou ce sera ton nom ou celui de Félix, tu pourras faire ce que tu veux, c'est sur que Laurence et moi on peut réviser tes trucs mais pour l'avoir fait avec les documents de Laurence cette année, ça demande quand même pas mal de temps de tout relire et réviser et je ne veux pas m'engager à le faire l'an prochain donc trouve quelqu'un qui écrit bien, qui ne fait pas de fautes pour te relire avant d'envoyer des documents officiels. C'est toujours bon d'avoir un second avis.

9. shipper le tout: et oui   

Pour les t-shirts, Mel avait oublié de les faire imprimer en meme temps que les notres. Il faut valider avec elle si ça a été fait depuis le Kansas...je n'ai pas suivi le dossier. Mais oui, tu dois ajouter des t-shirts à nos meilleurs commanditaires. Demande à Mel si elle a la liste des commanditaires à qui on en remet, sinon ré-écrit moi ici, je te dirais a qui en remettre à partir de la liste des commanditaires 2014 que tu auras publié ici.

Commence par ça et on reparlera du dossier de renouvellement des commanditaires une fois que celui des remerciement sera avancé. Mais tu fais bien de demander de l'aide dès maintenant, c'est encore une fois une sale job à gérer seule...

[Laurence S 0]

Voici les commanditaires que j'ai identifés, est-ce qu'il en manque?

À donner en main propre à l’Université

Yves Jean (lettre personnalisée)
Michel Dominique (lettre personnalisée)
Paul-André Hébert (lettre personnalisée)
Jean Ruel
Département Génie mécanique
VRE
RÉGIÉ
CADEUL
BVE
AESGUL
AEGMUL
La Fondation Université Laval
Coop Zone

À envoyer par la poste ou en main propre selon

SFK Leblanc
Pro-copies
Circuits imprimés Capitale
Nacrum
Parker
Cadence automatisation
Auto21 (lettre anglais)
Marmen
Creaform
UNGAVA
Engrenage Provincial Inc.
Distribution RS (donner à Alexandre Farly)
Odessa
Pr Distribution
Fondation canadienne de l'IEEE (lettre en anglais)
Tube Caron
U-Haul
Rousseau
Usinage Ray Jean
NSK
Magicolor
SolidXperts
SolidWorks
EMBLaser
Prolab Technolub
Miller
Praxair
GBS
Club Voyages Fascination, Sainte-Marie
Gurit
FOX
CVTech-IBC
Xtreme Miller Sport
Thermetco
Pneu André Ouellet
Usinov
Almaho
Esquif

[Marie Girard 0]

EMBLaser = EBMLaser
Esquif = a retirer! On n'a rien eu finalement...

[Nicholas L 0]

Miller, praxair pis CVTech retire...
À moins que Félix veuille acheter une cvt tout de suite sur l'année 2013-2014 pour remplacer celles qui sont abimées...

[Marie Girard 0]

A moins que ce soit absolument nécéssaire de l'acheter maintenant, je crois qu'on serait mieux de faire passer ça sur le prochain budget (2014-2015)...60 km d'essence supplémentaires ça fait deja lourd a ajouter à celui de cette année, sans parler des autres dépenses imprevues.

[Laurence S 0]

Donc 47 photos différentes, Félix les 11 photos en 5x7 c'était pour qui?

[Nicholas L 0]

On peux la faire livrer, mais c'est certain que budgétairement c'est préférable de la passer sur l'an prochain.

Faut juste voir comment ça se passe pour commander celle de l'année 2013-2014 et 2014-2015 (le cas échéant, si besoin est)

[Laurence S 0]

On a 11 cadres plus gros à donner à nos commanditaires qu'on aime plus. J'ai identifié ceux-là en me fiant au montant donné. Ça vous va, vous voulez en changer? :

Yves Jean
Michel Dominique
Paul-André Hébert
Tube Caron
U-Haul
Rousseau
Usinage Ray Jean
NSK
Magicolor
Ungava
Nacrum

[Joannie Beaule 0]

J'ai acheter les cadres et les enveloppes

[Joannie Beaule 0]

coucou , j'ai fait une mise à jour des adresses des nouveaux commanditaires mais il me manque des infirmations sur leurs contributions je vais envoyer le dossier commanditaire le plus à jour sur le serveur à soir et j'aimerais que les personnes au courant me dise quel type de partenaire ils sont.
merci

[Felix B 0]

c'est excellent comme choix Laurence   

[Melissande Guy 0]

les tshirts sont a mtl, si jamais quelquun passe par la...

[Felix B 0]

J'ai mis la liste de toutes les adresses à envoyer sur le serveur j'aimerais que les personnes qui connaissent un peu les commanditaires vérifient si tout est correct.
P.s j'ai fait la liste sur power point en vue de les découper et coller sur les enveloppes
  

[Felix B 0]

finis de mettre les noms sur les lettres.
c'est quand le dead line pour la remise des cartes ?

[Joannie Beaule 0]

les deux derbiers message son envoyer par moi (Joannie) dsl j'utilise l'oridi de mon chum

[Marie Girard 0]

Joannie, il n'y a pas vraiment de deadline...mais comme pour tout ce que tu vas faire cette année, plus c'est fait tôt, mieux c'est. Pour les cadres de remerciement, ça se fait idéalement avant que tu envoie les demandes de renouvellement de commandites qui se font habituellement en aout donc il te reste encore un gros 2 mois...mais rien ne t'empêche de les envoyer demain...

[Joannie Beaule 0]

Les enveloppes avec les lettres et les adresses sont au local et les cadres aussi.
J'avais pensé que Laurence et moi pourriont ce diviser les photos et les cadres pour que ça l'aille plus vite.

P.s je crois qu'Il faut une lettre pour brp non?

[Marie Girard 0]

BRP ne nous commandites pas officiellement, leur logo n'est pas sur le char. Ils nous ont juste donné 4000$ de bebelles parce qu'on a gagné la compétition BRP il y a 2 ans. Mais on n'a jamais pris d'entente de partenariat avec eux, donc non.

[Felix B 0]

Ma blonde dit que Laurence voulais qu'on leur donne quelque chose

[Marie Girard 0]

Laurence...pourquoi voulais tu qu'on dise a BRP qu'on les aime? Me semble qu'on l'a jamais fait...peut-être que je me trompe aussi...?

[Joannie Beaule 0]

Dsl mon chum à mal compris laurence m'a parlé que Nic voulais passer prendre une enveloppe avec un cadre en début de semaine mais je suis pas sure que ce soit brp d'où la question.

[Marie Girard 0]

...ok.

[Laurence S 0]

Aucunement question de BRP, ce que jai dis c'est que Nic avait a passer chez PR Distribution en debut de semaine et que si le cadre pour eux etait pret qu'il pourrait le deposer en meme temps. Mais comme le cadre n'etait pas pret, il ne l'a pas pris.

[Joannie Beaule 0]

Est-ce qu'un membre du baja garderait des grosses enveloppes pour que je puisse mettre les cadres de remerciement et les lettres dans les enveloppes pour schipper.
(J'en est acheter des moyennes grosses pis y rentrent pas)
merci  

[Joannie Beaule 0]

Comment on s'arrange pour aller porter les lettres et cadres aux commanditaires. Les chandails c'est juste pour les partenaires or ?

[Marie Girard 0]

Par la poste...juste à les déposer au bureau de poste et elles vont se rendre toutes seules   

Pis pour les t-shirts, j'imagine qu'on avait fait une liste pour savoir la quantité à imprimer...soit que c'est Laurence qui l'a ou sinon c'est peut-être Mel?

[Melissande Guy 0]

il y a 12 tshirts, je crois que cest laurence qui avait fait le compte.

[Laurence S 0]

Les chandails sont pour :

Département GMC : 1 large (demander à nic ou marie, j'ai pas noté c'était pour qui)
U-Haul : 2 médium
Usinage Ray-Jean : 2 médium
Magicolor : 3 médium
SolidXperts : 2 médium
Usinov : 2 médium

[Marie Girard 0]

Mel, est-ce que la 2e batch est payée? Est-ce qu'on avait eu un deal vu que la première était pas ok? Je ne me rappelle plus trop de ce qui avait été négocié...

Et pourrais tu me redonner l'adresse s'il-te-plait?

Je pars pour Montréal d'ici les prochaines heures, je vais avoir les t-shirts ce PM.

[Melissande Guy 0]

Je te tiens au courant. Je lui ai envoyé un couriel la semaine derniere mais il n'a pas repondu. Je lui ai donc laissé un message sur son repondeur.

Les chandails sont près ca fait longtemps normalement.

[Marie Girard 0]

Et l'adresse? Il me manque juste ça et je pars.

[Marie Girard 0]

C'était tu ETShirt?

1151 Rue Notre Dame, Lachine, QC H8S 2C5
(514) 927-0060

[Melissande Guy 0]

ooui cest ca

[Marie Girard 0]

Mel, je viens d'appeler et ils disent qu'il y a seulement la moitié de la commande qui est prête. Le reste va être prêt mercredi...ça vaut tu la peine que j'y aille aujourd'hui chercher la première moitié?

J'ai un mariage à Montréal City samedi prochain, je pourrais repasser ramasser les 2 moitiés en même temps vendredi..?

[Melissande Guy 0]

Maudit qu'il est attarde...! C'est toi qui voit, si tu veux faire deux allés, tu peux. Pour moi ça change absolument rien.
  

[Marie Girard 0]

Bah, si ça peut me sauver l'après-midi à niaiser dans le traffic de Montréal, je resterais à Québec   

Je vais tout rapporter dimanche prochain. Joannie, c'est tu trop tard? En fait, j'ai pas pu obtenir l’information de ce que contenait cette première moitié..c'est peut-être les t-shirts qui sont pas prêts non plus...

[Felix B 0]

ça peut attendre à la semaine prochaine, il y a pas de problème

Comme ça CJ a fait la grande demande ? Je suis un peu insulté de pas être invité à ton mariage par exemple   

[Marie Girard 0]

C'est Nic ma demoiselle d'honneur.

[Joannie Beaule 0]

Comment on distribue ça ces lettres là! voici les adresses si quelqu'un habite très proche de certains commanditaires, il pourrait aller porter les lettres proche de chez lui.

SFK Leblanc
Mme. Marie-France Godin
51, route Morissette 
G0R 2N0 St-Anselme, Qc
( 418) 885 -4493

Pro-copies

330, rue Saint-Roch
G1K 62S Québec, Qc
(418) 529-2533




Circuits imprimés Capitale
M. François Bouchard
925, Av Newton
G1P 4C4 Québec, QC
(418) 877-9047



Nacrum
M. Sylvain Morissette
2575, Boulevard St Joseph
J2B 7V4 Drummondville, QC
(819) 475-3335


Cadence automatisation
50, boulevard Sicard (Local 100)
J7E 5R1 Sainte-Thérèse, Qc
(450) 419-8800




Auto21
Ms. Kristie Pearce
401, Sunset Avenue
N9B 3P4 Windsor, Ontario
(519) 253-3000, ext. 4130


Marmen
Mme. Annie Pellerin
800, rue Houssart
G8T 8P8 Trois-rivière,Qc
(819 )379-0453


Creaform
5825, rue St-Georges
G6V 4L2 Levis, Qc
(418) 833-4446



Engrenage Provincial Inc.
M. Jean-Philippe Lambert
960, rue Raoul-Jobin
G1N 1S9 Québec, Qc
1(800) 463-4788


Odessa
Mme.Danielle Gagnon
36, rue Unifix
J2L 1N6 Bromont,QC
1(800)363-8337



Pr Distribution
M. Jean Chabot
6500, rue Zéphirin-Paquet
(Parc industriel Armand Viau)
G2C 0M3 Québec , Qc
1(800) 463-5259


Tube Caron
M. Louis Caron
99, rue Louis-Joseph Duquet
J0K 1E0 Lanoraie, Qc
(450) 887-2897




U-Haul
2495, boulevard Henri Bourassa
G1J 3X2 Québec ,Qc
(418) 559-7723




Rousseau métal
105, Ave. De Gaspé Ouest
G0R 3G0 St-Jean-Port-Joli, Qc
(418) 598-3381

Usinage Ray Jean
M. Raynald Quirion
2345, 95ième Rue
G5Y 8J2 Saint-Georges, Qc
(418) 228-0337


NSK
2150, 32e avenue
H8T 3H7 Lachine, Qc
(514) 633-1220







Magicolor
Johnny
588, rue Adanac,
G1C 7B7 Québec, Qc
(418) 681-6666




SolidXperts
M. Daniel Naud
1173, boulevard Charest Ouest
G1N 2C9 Québec, Qc
(450) 887-2897



EBMLaser
M. Gaétan Saint-Jean  
109, rue des Grands-Lacs
G3A 2T9
St-Augustin-de-Desmaures, Qc 
(418) 878-3616

Prolab Technolub
M.Michel Grenier 
4531, rue Industrielle 
G6 H 2J1 Thetford Mines, Qc
1(800)795-2777


GBS
Mr.Jean-Pierre Charlebois 
1415 , rue Frank-Carrel
G1N 4N7 Québec, Qc 
(418) 688-1112



Gurit
75, Rue Péladeau,
J1X 5B3 Magog, QC
(819) 847-1863

Xtreme Miller Sport
M. Amish Miller 
175 ,rte 117
J8E 2X2 Mont-Tremblant, Qc
(819) 681-6686



Thermetco
1999, Rue William
H3J 1R9 Montréal, QC
(514) 934-4684




Pneu André Ouellet
1 Avenue de la Caserne
G5V0A5 Montmagny, Qc
(418) 248-2052



Usinov
650, Rue du Nickel
G2N 0J8 Québec , Qc
(418) 849-0529
 
 

Almaho
Mme Mélanie Bissonette
575, rue des Calfats
G6V 8V9 Lévis, Qc
(418) 833-7997



Yves Jean


Michel Dominique


Paul-André Hébert


Jean Ruel 




Département Génie mécanique 



VRE



RÉGIÉ



BVE



AESGUL




AEGMUL



La Fondation Université Laval
IEEE Canadian Foundation
Dave Kemp
456, ROGERS ST PETERBOROUGH, ON, CAK9H 1W9


Coop Zone



UNGAVA



Distribution RS
Club Voyages Fascination Sainte-Marie
Mme Pier-Ann Mercier
1083, boul. Vachon Nord #403
G6E 1M8 Sainte-Marie, QC


FOX

[Laurence S 0]

Important : La Fondation Universite Laval n'est pas la meme chose que La Fondation Canadienne de l'IEEE ( IEEE Canadian Foundation). La premiere est une instance de l'universite a qui on va porter la lettre en personne et la deuxieme une organisation en ontario. Joannie est-ce que dans les lettres et sur les enveloppes c'etait bien adressé? On echange en anglais avec la IEEE Canadian Foundation habituellement.

Donc pour la lettre de l'IEEE Canadian Foundation on envoit sa par la poste absolument parce que c'est en ontario

[Laurence S 0]

Et pour Auto21 par la poste itou c'est en Ontario.

[Joannie Beaule 0]

oui oui c'est correct

[Joannie Beaule 0]

Les lettres j'aimerais que ça soit fait pour le mois de juillet , donc les chandails j'aimerais les avoir avant la deuxième semaine de juillet svp.

[Marie Girard 0]

Je viens de me claquer l'aller retour chez Etshirt, et le gars n'était pas la...en fait personne n’était la. J'ai réussi a lui parler une fois sur son cellulaire depuis lundi et il m'a dit qu'il serait a l'atelier cet après-midi, ce qui n'était pas vrai. Bref, c'est pas parce que j'essaie pas Joannie...le gars a l'air bin occupé ou bin difficile a attraper. Je vais continuer de le harceler au téléphone mais je ne peux rien te promettre. Dès que je réussi a ramasser la commande, je vais l'écrire ici, ne t’inquiètes pas.

[Felix B 0]

thanks Marie! dommage que E-tshirts soient pas fiables...