Compte-Rendu rencontre #3

[Maxime Côté Beaupré 0]

Compte-Rendu #3 Épreuve du Nord
Réunion du 23 octobre 2013
Audrey, Maxime, Alexandre présents
0-Bilan de la rencontre avec Vanessa et Laurence
Identité visuelle de l’épreuve du nord
Vanessa propose d’uniformiser les couleurs des affiches sur les choroplastes et les affiches format papier à l’interne. Nos couleurs sont donc constitués de tons de bleus. Audrey demandera à Marc-Antoine Dionne de renouveler la gamme de couleurs des affiches destinées à l’affichage interne.
Communiqués de presse
Laurence a été à une réunion avec la responsable des communications, nous pouvons donc faire des communiqués avant l’événement, mais ce doit être la faculté qui en fait un à la suite de celui-ci.
Promotion par facebook
Vanessa a maintenant accès au facebook de l’épreuve du Nord, elle est en charge des publications. À partir de janvier, il doit y avoir une publication par semaine et les photos de profil des organisateurs auront un lien avec l’épreuve du nord.
Nouveaux commanditaires à contacter
Nous contacterons les caisses Desjardins, de même que les députés provinciaux et fédéraux de chaque circonscription. ABB, Tim Hortons, Salvatore, RedBull, Proludik et d’autres seront contactés par Alexandre

Ouverture de la réunion à 13h16
1-Commandites
Fondation
La fondation de l’université Laval a décidé de nous remettre 750 $
PAPE
La demande  a été envoyée, nous attendons la réponse.
Aegil
La demande  a été envoyée, nous attendons la réponse.
Aegmul
La demande est presque complétée, elle sera envoyée d’ici le vendredi 15 novembre.
Aegsul
La demande  a été envoyée, nous attendons la réponse.
BVE
La demande est en cours de complétion, elle sera envoyée d’ici le vendredi 15 novembre.
2-Logistique
Réservation du grand-axe
Fadi Maalouf a réservé le grand axe pour le 14 et 15 février, Maxime se charge de lui demander de le réserver à partir du 10 février. Une date de réunion sera fixée la semaine prochaine avec M. Maalouf, le responsable du service des immeubles et le responsable du service de sécurité.
Inventaire du matériel à notre disposition
L’épreuve du Nord possède 24 dossards, 3 banderoles, 1 drapeau et 2 pancartes sur pied. Nous  allons voir le reste du matériel dans le local du sismographe. Nous avons aussi 64 tuques à notre disposition. Dans la salle du sismographe, nous avons une hose et des drapeaux de couleur. L’arche RedBull est réparable.
Foin
Maxime a contacté Wilfred Fortier au (418) 882-2708/418-571-5444 cellulaire. Nous devons le rappeler 15 jours avant la livraison. Ce sera pour 3 $ et il sera livré.
Dameuse
Maxime a un contact chez Plannord pour 1500 $ pour 8 heures, essence incluse. Il va continuer à faire des démarches.
3-Contact avec les équipes
Assurances
Audrey contacte Marie pour savoir si les papiers que nous comptons envoyer pour les assurances sont conformes
Réponse des équipes
Environ 9 équipes ont confirmé leur participation, dont une nouvelle équipe de l’état de New York.
4-Contact avec les écoles
La lettre est prête et Maxime a effectué un premier contact avec l’école Pointe-Lévy. Maxime se charge de contacter Rochebelle (Claude Laforge), ELSE. Audrey se charge de contacter la Camaradière. Alexandre va s’occuper du SSF.
Objectif visé : 160 jeunes.
5-Show du Nord
Pub X
Audrey les contactera lundi le 18 novembre.
Cafétéria Vachon
Maxime entrera en communication avec l'AVDE et le centre de services pour la réservation de la caf du Vachon.
6-Prochaine Réunion
Aucune date n’a été prévue pour le moment. Cela serait dans la semaine du 18 novembre.
Clôture de la réunion à 15h