Compte-Rendu rencontre #2

[Maxime Côté Beaupré 0]

Compte-Rendu #2 Épreuve du Nord
Réunion du 23 octobre 2013
Audrey, Maxime, Alexandre, Thomas, Marie,Laurence présents
Ouverture de la réunion à 11h35
1-Show du Nord
Bilan de l’an passé
Les équipes veulent pouvoir parler entre eux, il ne faut donc pas que ce soit trop fort. Le musicien de l’an passé a été apprécié. Il manquait de places assises.
Propositions de cette année
Un membre de l’équipe communiquera avec le PubX et pourrait inviter le musicien sur place, les résultats seraient donnés sur place.
Souper
Nous essayerons de faire un buffet dans une cafétéria de l’université. Nous allons commencer nos démarches par l’AVDE. Possibilité de payer par L’EDN. Autre possibilité un autre compagnie de traiteur.
2-Promotion
Nouvelle responsable des communications
Une nouvelle membre se rajoutera au comité pour s’occuper du volet Communications Publiques, il s’agit de Vanessa Laforge, assistée par Laurence Simard.
Twitter
Toutes les allusions à Twitter sur le site web seront supprimées.
Tuques
Une grande quantité est disponible, il n’y aura donc pas de nouvelles commandes de tuques. Un vendeur de tuques circulera dans les zones du public et les équipes seront averties de la vente de tuques.
Carnaval
Maxime communiquera avec le carnaval et Vanessa s’occupe de  Quoi faire à QC

3-Proposition Ski-doo électique MC Gill
Un comité du ski doo électrique s’est proposé pour le dépannage des bajas sur la piste, nous avons accepté.
4-Journée éducative
L’horaire de la journée sera modifié pour permettre aux étudiants de voir la conception des bajas de plus près.
Horaire proposé :
Heure Activité
8h45-9h00 Arrivée des écoles
9h00-10h00 Conférence
10h10-11h10 Visite Labo (G1-G2)/Atelier(G3-G4)
11h30-12h30 Aller voir les bajas en évaluation mécanique
12h30-13h00 Diner
13h00-14h00 Atelier(G1-G2)/ Visite Labo(G3-G4)
14h10-15h00 Qualifications
15h00 Départ des écoles

Il faudrait aussi qu’un membre par équipe de baja soit disposé à présenter la conception, le fonctionnement, etc de leur baja.
5-Course
Zone de puits
Le public serait admis près de la zone de puits pour voir les équipes travailler. Une clôture serait présente pour empêcher le public de déranger les équipes. Un animateur de la zone  de puits présente et commente ce qui se passe au public.
Sécurité
La sécurité pourrait être en partie confiée à des étudiants en technique policière du Cégep Garneau ou encore du CNDF
Jeu gonflable
Possibilité d’ajouter un jeu gonflable pour attirer le public et les familles.
Animateur de foule
Alexandre regardera avec LIDUL et un de ses contacts pour avoir un animateur de foule pour la journée du Samedi

[Nicholas L 0]

"Un membre de l’équipe communiquera avec le PubX et pourrait inviter le musicien sur place, les résultats seraient donnés sur place."

J'aime l'idée, par contre de garder ça à l'U garde le monde proche du souper et ça fait vendre de la bière pas cher avec des fois un peu de profit pour l'organisation.

C'est à vous de voir

[Marie Girard 0]

Bin le PubX c'est pas trop loin je trouve...et la salle va être plus appropriée que la salle qu'on avait l'an passé. Mais pour les profits, c'est vrai qu'on perd ça....j'aimais vraiment l'idée du buffet pour le souper..on pourrait peut-être poursuivre la soirée dans la même salle? Soit l'ancienne cafétéria du Vachon ou la nouvelle si on veut être fancy?

[julien10 0]

Pour la sécurité je peux surement donner un bon coup de main, l'an passé je m'en suis pas mal occupé, et c'est pas la première EDN à laquelle je suis présent... faite moi signe si vous voulez mon aide.

[Maxime Côté Beaupré 0]

Nicholas: Nous sommes ouverts à l'idée, nous allons regarder tout cela, par contre, avec les dépenses de location de salle, de sécurité et location d'équipement audio, les revenus de la bière ont été annulés. Ce sont tous des coûts qui pourrait être enlevés si on change la place du Show du Nord. Aucune décision n'est présentement prise, nous ferons des analyses de coût pour chaque possibilité, incluant celle que l'Épreuve du Nord défraye le souper à l'université.

Julien: Parfait, c'est certain nous te recontacterons!