Post Mortem

[Doom Marceau 0]

Serait bien pour les futurs organisateurs si on listait les trucs qui ont moins bien été pour éviter de refaire les mêmes erreurs. On peut aussi lister les trucs qui ont bien été pour essayer de le refaire! J'invite donc tout le monde (nouveaux inclus) à dire ce qu'ils ont pensé de la fin de semaine de course (tant bien du point de vue de la préparationde piste que du point de vue du compétiteur):

Je vais commencer brievement, j'ajouterai d'autres trucs plus tard:

- Le début des dynamiques doit être fait sur une surface dure (directement sur le sol)
- Les pistes doivent être glacées le plus d'avance possible (l'endurance a relativement bien tenue parce qu'elle a été gelée la première)
- Les obstacles doivent être testés relativement d'avance (module de bois), manoeuvrabilité.
- La sécurité était supérieure à l'an passé selon moi (très positif) mais pourrait l'être encore plus. Par exemple, il n'y a aucun superviseur dans les puits et lorsque les bajas sortent pour faire des réparation/mettre de l'essence, ils font de la vitesse... devrait être puni à chaque fois. De plus chaque équipe devrait avoir une zone assignée qu'ils devrait respecter.
- En moyenne ça donnait des tours de 2min30... ce qui est très bon. Le fait que la piste ai été plus longue ça été apprécié par les équipes.
- Dans le futur il sera important de s'assurer d'avoir une souffleuse pour au gros minimum 24h et le circuit de manoeuvrabilité devrait être fait la même journée que l'endurance. Ça donnera le temps de le tester, de faire des modifications et de le glacer au besoin. (100$ devrait être prévu au budget)
- Le module de bois qu'il y avait dans le S&T devrait être réparé avec une approche ajustée (pas les plaque tôles d'acier qui donnent rien) et réutilisé. C'était challenging et très intéressant voir les bajas travailler là-dedans
- Les pneus aurait du être utilisé dans l'endurance. (ce n'est pas grave pour cette année, c'est juste que c'est un obstacle intéressant et qui est déjà fabriqué)
- Le concept du ''drag race style'' dans le S&T a été généralement apprécié (les pistes se sont vite dégradées alors c'était un peu moins intéressant) mais j'ai entendu certain commentaires d'autres équipes qui aurait vraiment aimé voir des éliminatoires... vous verrez si vous reproduisez le concept l'an prochain... ça a du potentiel mais il faudrait être plus prêt.

C'EST LE TEMPS DE METTRE VOS OPINIONS... ÇA NE POURRA QU'AIDER L'ÉDITION DE L'AN PROCHAIN!!

[Marie Girard 0]

Merci à ceux qui ont prêté des pelles ou des boyaux d'arrosage. Ils faudrait cependant les ramasser parce qu’ils trainent à l'atelier et au séismographe. Ça prend beaucoup de place en ce moment..ne tardez pas trop à les récupérer.

[Marie Girard 0]

Faudrait trouver un moyen de remercier l'ULtrac..ils ont donné un bon coup de main je crois. Surtout pour ramasser le foin.

[Jean-Michel Breton 0]

Bonne idée!

Je venais justement créer un sujet dans ce genre.

Je vais commencer par commenter certains points côté organisation pour compléter:
- C'est effectivement une bonne chose de louer une souffleuse et d'en profiter au max pour bien préparer les sentiers d'accès et les départs
- Plus vous préparez et arrosez les pistes tôt, plus vous courrez le risque de tout vous faire ensevelir par une tempête. Ceci dit, c'est vrai qu'en grossissant les pistes sans avoir plus de temps pour les préparer ça rends le processus plus intense
- Il faut absolument avoir des clôtures, c'est ce qui a fait une énorme différence côté sécurité et gestion des spectateurs par rapport à l'an dernier. N'écoutez pas les gens de l'université qui vous diront qu'il n'y en a pas de disponible à la ville à cause du Carnaval, c'est faux.
- Le module de bois dans le S&T est vraiment dans un piteux état, je sais pas trop à quel point il pourra être réparé...

Les bons points :

- Le stationnement au Pouliot pour la journée des qualifs a été apprécié par les équipes puisqu'ils étaient plus proche des pistes
- La procédure pour les photos et le départ était très simple, efficace et claire. À refaire!
- L'aide de l'Ultrac!!!!
- Les numéros en bordure de piste pour assigner les flagmen, très efficace pour s'assurer de bien répartir notre monde et qu'ils restent en place
- L'horaire en général, tout s'est déroulé dans l'ordre... J'ai eu beaucoup de commentaires comme quoi l'évènement était smooth et que tout s'enchainait super bien... C'est vraiment bon a avoir comme commentaire, ça veut dire qu'on a eu l'air très bien organisés et préparés, et c'est un des éléments qui est super important dans un évènement comme ça pour que les participants gardent une bonne impression

Les moins bon points :
- L'accident avec l'arche... C'est vraiment un plus d'avoir quelque chose dans ce genre la pour marquer la ligne de départ/arrivée... par contre elle maintenant dans un triste état, faudrait voir s'il y a possibilité de la réparer et aussi trouver un moyen d'éviter que ça se reproduise si on la répare... L'arche était probablement trop proche de la courbe.
- La soirée du vendredi... Il faudrait vraiment trouver une alternative au Pub si on veut que tout le monde vienne parce que les deux services ça ne fonctionne pas. Et il faudra aussi repenser le party complètement... Peut-être louer une salle ou on sert de la bouffe et on vend de la bière en début de soirée, puis transférer officiellement dans un bar tout le monde. À vous de voir.
- Pour la dégradation des pistes, j'ai pas tellement l'impression que c'est le temps entre l'arrosage et la course qui a fait une différence entre l'endurance et les dynamiques, mais plus la façon dont les pistes sont travaillées. Pour les dynamiques, la dameuse n'a fait que passer le "tailer" une fois ou deux... Par contre, comme il y avait une bonne croute en dessous, elle n'a pas vraiment tappé la neige en profondeur. Dès que les bajas ont défoncés la surface durcie par l'arrosage, ils ont atteint la neige molle en dessous et ça a causé des problèmes. Par contre, la dameuse a vraiment travaillé la neige plus en profondeur dans la piste d'endurance pour former les features et tout... C'est mon analyse. La solution aurait probablement été de demander à la dameuse de creuser plus les pistes de S & T. À voir l'an prochain...

Suggestions:
- On sait maintenant que c'est possible avec un peu de planif d'avoir accès en journée aux bornes fontaines. Ça vaudrait vraiment la peine (si vous avez du temps froid l'an prochain) de faire ces démarches là pour arroser à la hose 1''½ les pistes. Ça va rendre le processus vraiment plus efficace! Ça demande juste un peu de planif et du monde disponibles le jour.
- Même si c'est un bout plate, ça vaut vraiment la peine de faire la journée éducative, ça l'air de rien mais on a eu 7000$ de commandites pour l'Épreuve du Nord et c'est en grande partie grâce à ça, ne la négligez pas!

Ça fait le tour pour le moment, j'en suis à faire le bilan de tout ça et régler les comptes... On va essayer de vous préparer un document le plus complet possible concernant l'organisation de l'Épreuve du Nord. On peut aussi planifier un meeting pour discuter de tout ça, à vous de voir...

Un gros merci à tous ceux qui ont aidé! C'est bien apprécié!

[Doom Marceau 0]

Jean-Michel Breton a écrit:

- L'horaire en général, tout s'est déroulé dans l'ordre... J'ai eu beaucoup de commentaires comme quoi l'évènement était smooth et que tout s'enchainait super bien... C'est vraiment bon a avoir comme commentaire, ça veut dire qu'on a eu l'air très bien organisés et préparés, et c'est un des éléments qui est super important dans un évènement comme ça pour que les participants gardent une bonne impression

Exactement, je crois que ça fait une GROSSE différence sur l'appréciation générale et pour ça un gros bravo!

Jean-Michel Breton a écrit:

- La soirée du vendredi... Il faudrait vraiment trouver une alternative au Pub si on veut que tout le monde vienne parce que les deux services ça ne fonctionne pas. Et il faudra aussi repenser le party complètement... Peut-être louer une salle ou on sert de la bouffe et on vend de la bière en début de soirée, puis transférer officiellement dans un bar tout le monde. À vous de voir.

C'est mon impression (de gars qui a p-e bu un peu) mais ça n'a pas levé vraiment... juste le fait d'être dans une grosse salle vide avec un éclairage dans le piton ça met pas une super ambiance... à retravailler je crois

Jean-Michel Breton a écrit:

- Pour la dégradation des pistes, j'ai pas tellement l'impression que c'est le temps entre l'arrosage et la course qui a fait une différence entre l'endurance et les dynamiques, mais plus la façon dont les pistes sont travaillées. Pour les dynamiques, la dameuse n'a fait que passer le "tailer" une fois ou deux... Par contre, comme il y avait une bonne croute en dessous, elle n'a pas vraiment tappé la neige en profondeur. Dès que les bajas ont défoncés la surface durcie par l'arrosage, ils ont atteint la neige molle en dessous et ça a causé des problèmes. Par contre, la dameuse a vraiment travaillé la neige plus en profondeur dans la piste d'endurance pour former les features et tout... C'est mon analyse. La solution aurait probablement été de demander à la dameuse de creuser plus les pistes de S & T. À voir l'an prochain...

Je pense que tu as un bon point... au prix qu'elle coûte la dameuse ça serait bien qu'elle fasse le 8h au complet... ça n'aurait pas été de trop!

Jean-Michel Breton a écrit:

Suggestions:
- On sait maintenant que c'est possible avec un peu de planif d'avoir accès en journée aux bornes fontaines. Ça vaudrait vraiment la peine (si vous avez du temps froid l'an prochain) de faire ces démarches là pour arroser à la hose 1''½ les pistes. Ça va rendre le processus vraiment plus efficace! Ça demande juste un peu de planif et du monde disponibles le jour.

Exact ça aussi... ça aidera énormément!

[Marie Girard 0]

Autres commentaires, concernant la journée éducative cette fois-ci...

Les jeunes auraient aimé être accompagnés durant les qualifications aussi. Certains ont moins apprécié de manquer une partie du suspension traction lorsque la piste devant laquelle ils étaient fermait pour des réparations. Ils ne savaient pas si ils avaient le droit de se déplacer pour assister aux autres épreuves.

Ils auraient aussi aimé avoir un cours de comment piloter un Baja (comment prendre les obstacles, strategies de courses, est-ce différent en endurance, etc.).

Si on voulait améliorer ces deux aspects en même temps, on pourrait trouver des guides qui savent comment piloter qui accompagneraient les jeunes durant les qualifications, leur montrant en live les choses à faire et celles à ne pas faire..un genre de commentateur...

[Lelia A 0]

Salut,

Je crois que vous avez déjà pas mal dit ce qui avait à dire. Il y a seulement deux trois point à rajouter.

Les juges : Après avoir trouvé 31 juges (soit solicité au dessus de 100 personnes )je n'ai plus d'amis ! haha. Mais c'est plus pour vous dire que l'événement vas en grossissant et que ça devient assez complexe de trouver autant de juges. Cette année ils étaient déjà assez coincé dans les locaux de biochimie. S'il y avait plus de baja l'année prochaine il va falloir penser avoir plus d'Un superviseur de juges et plus d'Un dicteur du temps. Comme alternative, je sais que Jean-Michel a travaillé très fort sur le système de transpondeur mais ce sont des démarches qui demande beaucoup de temps. Je crois qu'il serait pertinent de regarder ça déjà pour l'an prochain si vous souhaiter implanter ce système. Je vous avouerait que j'ai personnellement une réserve, car, dans le cas où ça ne fonctionne pas à la dernière minute et où il n'y aurait pas de juges, ni de locaux, ça risque d'être fortement problématique.

Côté qualification, je pense que si vous voulez faire des rounds éliminatoires il va falloir que ça coule mieux car juste avec le temps qu'on avait c'était limite-short pour faire le transfert vers les autres activiés. C'est à dire, calculer les ordre des départs pour le lendemain, aller porter les baja dans les sous-terrains, aller souper, préparer la salle pour la soirée (chansonnier, musique, sécurité, monter bar) gérer le pub qui pleurait d'avoir CUIT TOUTES LEURS BOULETTES À L'AVANCE .

Côté pub, serieux manque de professionnalisme de leur part... Je penserait sérieusement à un service de traiteur. De plus, il y aurait moyen de faire pas mal de cash sur la bière. Les gens en acheètent au pub et ont moins soir rendu à la soirée

Sinon, je crois que cette année ça a mieux coulé que les dernières années puisque certaines tâches ont été réparties à un plus grand nombre de personnes au préalable. Par exemples :

1 - La photographie : 3 mes amis s'occupaient d'aller chercher les équipes pour la photo sous l'arche, les prendre en photos puis d'aller les placer en ordre de départ tout de suite sur la photo globale. Ils savaient déjà quoi faire la journée de l'événment et ont travaillé de 9h00 à 13h00 alors que l'an passé personne n'avait ce mandat précis et c'est un peu parti dans tous les sens à la dernière minute causant un retard significatif du départ.

2 - Les gars dans les pits : il y avait trois gars assignés à rester là tous le long et avec qui on s'était entendu au préalable de la marche à suivre. Un merci tout particulier à Julien C., F. Noel et Christiant!! Aussi une fréquence à part pour communiquer avec les juges des entrées et des sorties a facilité la tache. C'est rendu assez essentiel de bien rodder les pits étant donnée le flux de mondes qui rentrent et qui sortent. Je pense que l'an prochain ça serait bien qu'ils soient meme 4 ou 5! Petite note : il est assez important que les gars des pits aient une communications avec le juge responsable avant la course (habituellement Yves St-Amant mais cette année c'était Mathilde et Sarah P.)

3 - Les bénévoles pour la sécurité : Encore une fois merci à Julien qui a bien assuré sa job du boeuf. Je pense que ça prend quelqu'un de pas trop doux pour expliquer aux bénévoles l'importance de rester assigner à leur spots tous le long de la course. Je pense aussi que les clôtures, les numéros d'identification des zones et la quantité de bénévoles disponibles ont aidé cette année à augmenter la sécurité sur l'événement. J'ai aussi eu quelques commentataires des spectateurs qui ont trouvé que ça avait l'aire mieux organisé cette année à cause des clôtures et des bénévoles bien répartis sur la piste. Aussi, ne négligez pas le pavillon de foresterie qui nous a prêté 20 dossard cette année!! L'an passé on avait manqué de dossard et les bénévoles, n'étant pas identifés, étaient difficiles à repérer et se sont tous transformé en spectateur vis-à-vis les dos d'ânes!!


Pour la piste, je pense que si vous souhaiter glacer à l'avance et faire venir la dameuse plutôt peut être une bonne idée s'il n'y a pas trop de précipitation prévu. Je crois qu'il y a un anné que vous aviez déneigé 20 cm de neige sur la piste?? Sinon le gars de la dameuse est un bon jack mais jpense qu'il manque un peu de discipline haha... il faut le surveiller.

L'ULtrac vous font dire qu'ils sont super contents d'avoir participé à l'événement. Je croit que les équipes ont bien appréciés leur services! Ils me disent aussi qu'ils sont intéressés à revenir l'an prochain si leur tracteur est prêt. Vous pourrez les contacter directement par le biais de jean-gabriel.turgeon.1@ulaval.ca ou n'importe quel autre membre de l'équipe juste à passer au local 4443 du comtois et il y en a toujours un qui traine la.

Et finalement un très gros MERCI au soutient de tous vos membres pour la construction/conception de la piste et des 1001 conseils. Un document sera fait par Jean-Michel, Mathilde et moi-même et vous sera remis. (Ce qui n'a jamais été fait au par avant.) Être de la team d'organisation de L'Épreuve du Nord est un beau défit de logistique et le résultat est toujours très satisfaisant! L'événement grossit à chaque année grâce au travaille de chacun tant par l'événement lui-même que par la promotion que vous faites lors des compétition de la SAE! Il faut que l'événement reste à l'université Laval donc ne lâchez pas! Et il faut commencer à penser à une relève pour l'Épreuve du Nord IX !

[Nicholas L 0]

On avait pas dénneigé 8" de surla piste, on a juste été forcés d'abandonner à cause des 12-18" de neige par-dessus.
On pourrais essayer de faire venir la dameuse le vendredi, ça donne la fds de plus. Pour ce qui est de prévoir les conditions météo, même les experts d'environnement Canada ont de la misère, ça reste un bon guess.

Sinon t'a fait un bon résumé, on a une bonne base pour repartir l'an prochain!

[Lelia A 0]

DAh, c'étais-tu en 2008?

[Nicholas L 0]

Oui